Monthly Archives: März 2009
Arbeitskreis Intranet Konvent 2009
Wie jedes Jahr haben sich alle Intranet Arbeitskreise von Aexea in Frankfurt zum Konvent getroffen. Ein ausgefüllter Tag mit interessanten Beiträgen und genügend Raum für einen aktiven Austausch unter Experten.
Zu Beginn wurde ein Vortrag „ Das Intranet in 10 Jahren“ aus dem Vorjahr wieder aufgenommen. Die 5 Thesen daraus wurden anhand der aktuellen Entwicklung reflektiert.
- Suchen wird einfacher und besser
Das Beispiel TrueKnowledge.com zeigte eine Entwicklung für die Suche nach Fakten. Auf Basis einer Datenbank beantwortet das Portal die vielfältigsten Fragen. Im Mai diesen Jahres geht das Projekt WolframAlpha online. Hinterlegte Modelle und Algorithmen interpretieren die Anfragen der Nutzer und liefern relevante Ergebnisse. Beides auf jeden Fall spannende Alternativen zu bisherigen Suchmaschinen. - Die richtigen Informationen für jeden jederzeit
Neue Technologien liefern Inhalte aus den verschiedensten Quellen auf Basis des Nutzerverhaltens in einem Portal. Inhalte die genau die Bedürfnisse der Mitarbeiter abdecken. Ein mühevolles Suchen in verschiedenen Portalen und Datenbanken entfällt. Suche ist auch in unserem Unternehmen ein wichtiger Punkt für die Optimierung.Touchscreen Handys und günstige Flatrates fördern die Nutzung mobiler Angebote. Der Wunsch Informationen aus dem Intranet auch Unterwegs abrufen zu können folgt so zwangsläufig. Allerdings müssen dazu noch Lösungen gefunden werden die Sicherheitsmängel zu beheben. Den Zugriff über spezielle Applikationen zu lösen ist ein möglicher Weg.
- Das Intranet wird das Leitmedium der Organisation
Eine Umfrage unter den Teilnehmern zeigte das viele Unternehmen schon auf dem Weg dazu sind. - Mehr bewegte Bilder
Studien zeigen, dass Videos auch für die berufliche Nutzung ein alltägliches Werkzeug geworden sind. Ein Ideales Mittel um Emotionen zu vermitteln oder komplexe Inhalte zu erklären. - Alle machen mit
Immer mehr Firmen erkennen die Voreile nutzergenerierte Inhalte und erweiterte Funktionen der Tools erleichtern den Einstieg. Externe Anwendungen für geschlossene Nutzergruppen sind ein weiterer Weg für Firmen ohne eigene Tools.
Change Management beim Thieme Verlag
Änderungen im Verhalten der Kunden und Wettbewerb durch neue Online Angebot erfordern einen Wandel im Angebot dieses etablierten Verlags für medizinische Publikationen. Dr. Jens Stief präsentierte eindrucksvoll den dabei eingeschlagenen Weg.
Besonders positiv ist dabei der Ansatz die Mitarbeiter dabei in den Mittelpunkt zu stellen. Es wurde erkannt, dass es nicht nur auf besonders innovative und motivierte Menschen ankommt. Auch Mitarbeiter mit in Jahren erworbenen Kenntnissen werden als besonders wertvoll angesehen.
Aus Rücksicht und um Ängste abzubauen wurde auch versprochen auf Kündigungen zu verzichten. Ein positives Beispiel für ein Unternehmen, dass mit dem Change Management auf eine langfristige Perspektiven setzt und diesen Weg mit den Beschäftigten geht.
Workshops am Nachmittag
Im Vorfeld der Veranstaltung wurden die Wünsche der Teilnehmer für die Workshops am Nachmittag abgefragt. Ergänzt durch weitere Ideen bildeten diese den Rahmen für Diskussionen am Nachmittag. Vier Gruppenarbeiten lieferten Ergebnisse zu den folgenden Themen:
- Wie ermittelt man den wertschöpfenden Faktor eines Intranets ?
- Nutzerbefragungen zur Verbesserung der Qualität
- Vernetzung eines Mitarbeitermagazins mit den Onlinemedien
- Marketing fürs Intranet und Motivation von Mitarbeitern
Ein rundum positiver Tag. Ich habe wieder viele Impulse für meine eigenen Arbeit mitgenommen.
Ein weiterer Artikel zum Konvent auf Text-Gold:
http://www.text-gold.de/internes/arbeitskreis-intranet-jahreskonvent-die-trends-im-intranet/
Bilder im Intranet –Alles frei oder gar nichts?
Bilder sagen of mehr als 1000 Worte und zeigen Emotionen. Muss deshalb jeder Artikel ein Bild haben? Ganz sicher nicht. Dieser Anspruch würde dazu führen, dass auch Bilder mit schlechter Qualität benutzt werden. Bilder müssen von guter Qualität sein, eine Aussage haben oder ein Schmuckstück sein. Auch die rechtlichen Aspekte werden oft dabei nicht beachtet. Dies trifft für ein Intranet genauso zu wie im Internet.
In der Regel gilt ein Intranet als öffentlicher Raum. Beachten sie deshalb die gleichen rechtlichen Vorschriften wie im Web, auch wenn man die Seiten extern nicht sehen kann. Also auch hier gilt das Urheberrecht.
Bilder von Mitarbeitern
Was ist aber mit Bildern von Mitarbeitern? Eine Seite mit Ansprechpartner, bei denen diese auch mit Bild zu sehen sind hat natürlich mehr Charme, als eine Liste mit Telefonnummern. Dabei gibt es aber auch einiges zu beachten.
Meiner Meinung nach richtet man es am besten so ein, dass die Mitarbeiter Ihre Bilder selber einstellen. Dann ist es klar, dass diese Ihre Zustimmung gegeben haben und man braucht sich nichts unterschreiben zu lassen. Die Mitarbeiter können die Bilder dann auch gleich austauschen, wenn Sie Ihr Bild aktualisieren möchten. So sind die Bilder dann auch zentral an einer Stelle und können leicht gelöscht werden, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Es sollte den Mitarbeitern aber klar gemacht werden, dass das Einstellen der Bilder freiwillig erfolgt. Er sollte selber entscheiden, ob er ein Bild von sich im Intranet sehen möchte oder nicht.
Eventuell verstößt man aber selbst dabei gegen das Urheberrecht. Möglicherweise hat man die Rechte für eine Veröffentlichung gar nicht vom Fotografen erworben. In der Regel sollte das zwar kein Problem sein, man kann es aber nicht ganz außer Acht lassen. Weisen Sie vielleicht Ihre Mitarbeiter beim Einstellen der Bilder darauf hin.
Ich möchte ausdrücklich darauf hinweisen, dass dieser Text keine rechtliche Beratung darstellt, sondern nur für die Thematik sensibilisieren sollen.
Zum Thema habe ich den folgenden interessanten Blog mit rechtlichen Informationen zum Thema gefunden:
http://www.law-blog.de/156/fotorecht-spezial-teil-1-recht-am-bild/
Blogs zum Thema Enterprise 2.0
Henning Schürig hat eine interessante Liste mit Blogs erstellt, die sich mit dem Thema Enterprise 2.0 beschäftigen.
http://www.henningschuerig.de/blog/2009/03/16/blogs-zum-thema-enterprise-20/
Intranet-Startseite personalisieren
Viele Intranet-Seiten können von den Mitarbeitern nicht an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Vielfach werden aber immer wieder Informationen aus denselben Themenfeldern benötigt. Diese müssen dann mühselig und zeitaufwendig gesucht werden.
Eine Startseite, die Mitarbeiter an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen können, schafft hier Abhilfe. Gleichzeitig spart man durch schnelleres finden von Informationen Arbeitszeit, die besser für andere Aufgaben genutzt werden kann.
Die Inhalte sollten dann möglichst als Feed angeboten werden. Diese lassen sich schnell überfliegen und führen einfach zum Artikel. Portalseiten, die sich wie iGoogle oder Netvibes selber gestalten lassen, sind bestens geeignet um Mitarbeiter zu begeistern.
Mit sanftem Druck starten
Es ist vielleicht nicht zu empfehlen eine solche neue Funktionen als Alternative anzubieten. Es werden so nur wenige Mitarbeiter die Chance zur Optimierung Ihrer täglichen Arbeit nutzen. Deshalb tauschen Sie am Besten die vorherige Startseite beim Launch automatisiert gegen die neue Version aus. Selbstverständlich darf dabei der Weg zurück nicht fehlen. Es wird immer Kollegen geben die eine konventionelle Startseite bevorzugen.
Freiheit ohne Zwang gibt es nicht
Den ganzen Platz einfach zur freien Verfügung stellen, geht leider nicht. Es muss zumindest einen festen Platz für Artikel der internen Kommunikation geben. Auch Aktionen die länger sichtbar sein müssen, brauchen einen festen Plätzchen.Der Rest sollte aber zur freien Verfügung stehen. Schließlich kann man nur so „sein Intranet“ gestalten.
Ein bunter Strauß an Angeboten
Viele interne Themen müssen angeboten werden. Diese sollten schon vor Beginn so umfangreich, wie möglich vorhanden sein. Halbfertig zeigt sich auch nur der halbe Nutzen. Es wird schwierig sein die Mitarbeiter später noch einmal zu begeistern. Sprechen Sie frühzeitig mit den wichtigsten Bereichen, damit sie deren Inhalte vorbereiten können.
Etwas von draußen reinlassen?
In der Regel sind auch Inhalte von externen Webseiten sehr hilfreich. Ich sehe aber noch weitere Gründe diese zuzulassen. Mitarbeiter gehen dann z.B. auch öfter auf die Seite und sehen so auch die anderen Informationen.
Ein weiteres Beispiel: Immer wieder im Stau zu stehen führt oft zu großen Frust. Dieser schlägt sich vielleicht auf die Arbeitsleistung nieder oder führt zum Jobwechsel. Ein Angebot mit Staumeldungen ermöglicht es zu Zeiten flüssigen Verkehrs zu fahren.
Die Frage ist hier natürlich, wie viel Freiheit man zulassen möchte. Meiner Meinung nach ist hier Offenheit der richtige Weg. Seien Sie also nicht zu streng. Niemand kann für alle Mitarbeiter festlegen, welche Angebote die richtigen sind. Das wissen die Mitarbeiter selber doch am besten. Ein Mitarbeiter der dauernd nur im Web surft wird auch so seiner Führungskraft auffallen.
Vorteile einer personalisierten Intranet Homepage:
- durch angepasste Inhalte bessere Akzeptanz
- Mehr Nutzer
- Feeds beschleunigen und vereinfachen Aufnahme von Informationen
- mit der richtigen Technik können neue Inhalte leicht eingebunden werden
- Mischung externer und interner Inhalte führt zu erhöhter Nutzung
Semantic MediaWiki
Das Karlsruhe Institut of Technology (KIT) hat ein semantisches Wiki auf Basis des MediaWiki entwickelt. Ich bin eher zufällig auf der Cebit über den Stand gestolpert. Diesem Zufall folgte eine interessante Präsentation.
Den Inhalten dieses Wiki’s werden semantische Anmerkungen hinzugefügt. In der richtigen Syntax werden diese dann lesbar für den PC. So können die Inhalte vom Wiki automatisch zu neuen Inhalten zusammengefügt werden. Besser Suchergebnisse unterstützen den Nutzer bei der Beantwortung seiner Fragen.
Diese und andere Vorteile haben natürlich Ihren Preis. Die Erstellung der Inhalte wird komplexer. Gerade das widerspricht aber der Idee eines Wiki’s. Einfach und schnell Webseiten zu erstellen ermöglichen es vielen Ihr Wissen anderen zur Verfügung zu stellen. Sind es aber wirklich die „Anfänger“ die den größten Anteil daran haben oder sind es nicht sowieso die „Profies“.
Mit der Annahme, dass eher geübte Autoren schreiben, kann man vielleicht die höhere Komplexität in kauf nehmen. Mir fällt es jedoch schwer das zu glauben. In unserem Wiki ist die Motivation der Mitarbeiter immer noch ein wichtiges Thema. Selbst recht einfache Funktionen sind oft noch eine zu große Hürde. Diese lässt sich aber mit ein bisschen Einarbeitung schnell überspringen.
Möglicherweise ist das MediaWiki aber die nächste Entwicklungsstufe, Gelernte Funktionen müssen dann nur noch ergänzt werden. Die Seiten funktionieren natürlich auch ohne semantische Anmerkungen. Kopieren ist auch noch eine Möglichkeit der Komplexität auszuweichen.
Aus diesen Bemerkungen ist zu sehen, dass ich ein bisschen skeptisch bin. Eventuell wir die Anzahl der Autoren durch die höhere Komplexität noch kleiner. Wenngleich die Vorteile das vielleicht mehr als Wett machen.
Gut wäre es, wenn möglichst viele Anmerkungen automatisch hinzugefügt werden könnten. Automatisch öffnende Fenster mit Fragen könnten den Autoren auch helfen. So könnten die Autoren Ihre Inhalte weitgehend in herkömmlicher Weise einstellen und die Anmerkungen würden überwiegend vom System ausgefüllt.
Sehr gut gefallen hat mir auch gefallen, dass man sehr schöne Seiten mit Formularfeldern erstellen kann. So kann man natürlich auch eine Website bauen, die von einer Community gepflegt wird. Autoren füllen die Formulare aus und können in begrenztem Umfang das Aussehen verändern und zusätzlich Inhalte hinzufügen.
Das semantische MediaWiki ist eine Open Source Software die unter dieser Adresse heruntergeladen werden kann:
http://www.semantic-mediawiki.org/wiki/Semantic_MediaWiki
