Ziele für ein Intranet

Wie bei allen Projekten, muss man auch bei der Entwicklung eines Intranets festlegen, was man damit erreichen möchte. Das Ergebnis wird einfach deutlich besser, wenn entsprechende Ziele entwickelt und diese dann priorisiert werden. In „traditionellen Intranets“ war das noch einfach, denn es ging hauptsächlich darum Informationen zu verteilen. Bei „modernen Intranets“ ist das Spektrum dagegen deutlich breiter geworden.

Sicherlich wird man bei einem Relaunch nicht alle möglichen Themen in gleicher Weise angehen können. Das ist zum einen kaum umzusetzen und zum anderen dürfte das auch zu Akzeptanzproblemen bei den Mitarbeitern führen. Mutet man ihnen zu viel auf einmal zu, wird die Ablehnung vielleicht zu groß. Es lohnt sich dabei schon die folgenden Themen zu betrachten und deren Bedeutung für ein Unternehmen zu bewerten. Der Fokus sollte dann auf die gelegt werden, die ein Unternehmen am besten weiter bringen.

Informationen

Auch heute noch ist die Informationsverteilung eine wichtige Aufgabe eines Intranets. Hierbei gibt es jedoch einiges zu bedenken. Wird z.B. weiterhin Top-Down kommuniziert oder soll die Informationsverteilung eher ein Dialog werden. Schreibt der Vorstand in einem Blog selber oder geht alles über ein zentrales Autorenteam, sind nur einige Fragestellungen, die dabei betrachtet werden müssen.

Ein spannendes Thema kann es hierbei sein, die Informationen für die Mitarbeiter zu personalisieren. Das ist allerdings oft mit einem anspruchsvollen Rechtemanagement verbunden.

Mitarbeiter beteiligen

Zu Beginn wurde sehr kontrovers diskutiert, ob Mitarbeiter ihre Meinung äußern sollen oder nicht. Heutzutage ist es schon meist Standard, aber nicht jede Geschäftsleitung ist schon offen genug dazu.

Die Beteiligung der Mitarbeiter kann natürlich weit über die Möglichkeit zu kommunizieren hinausgehen. Sie können z.B. selber bloggen oder ihr Profil pflegen. Das ganze kann man völlig sich selber überlassen oder einen gewissen Einfluss nehmen.

Suche optimieren

Wissensarbeiter brauchen Informationen. Nun sind diese nicht mehr, wie in alten Zeiten, Mangelware, sondern wir werden geradezu davon überflutet. Ein in meinen Augen sehr erstrebenswertes Ziel, ist es die Suche nach Informationen zu optimieren. Die Verkürzung der täglichen Suche um einige Minuten, summiert sich bei vielen Mitarbeitern schnell zu einer deutlichen Effektivitätssteigerung.

Mitarbeiter bei den täglichen Aufgaben unterstützen

Auch wenn heutzutage schon vielfältige Tools im Einsatz sind, besteht immer noch Potential die Arbeit der Mitarbeiter einfacher oder schneller zu machen. Optimierungen in diese Richtung werden in der Regel auch am schnellsten adaptiert.

Einarbeitung von Mitarbeitern beschleunigen

Neue Mitarbeiter benötigen einiges an Zeit, bis sie in einem Unternehmen zurechtkommen. Hier kann ein Intranet gute Dienste leisten und ist auch immer up-to-date.

Self-Service

Liegt der Urlaubsantrag auf dem Schreibtisch des Vorgesetzten, der gerade auf Dienstreise ist, führt das lange Warten auf die Freigabe schnell zu Unmut bei den Mitarbeitern. Ein aktuelles Self-Service-Portal sendet den Antrag auf das Smartphone und der Antrag ist so schnell genehmigt. Weiterhin spart diese Vorgehensweise auch einiges an Aufwand.

Archiv

Ein Unternehmen besteht immer aus dem was war, was ist und was werden wird. Die Historie wird dabei in vielfältiger Art und Weise immer wieder benötigt. Richtig gepflegt ist das Intranet die richtige Quelle dafür. Wichtig sind dabei ein gutes Content-Life-Cycle-Management-Konzept und das Vermeiden von Doppelpflege, damit immer die richtigen Inhalte gefunden werden.

Unternehmenskultur beeinflussen

Es wäre vermessen zu glauben, dass man alleine mit einem „coolen Intranet“ die Kultur eines Unternehmens verbessern kann. Es ist allerdings ein wichtiger Baustein bei dieser anspruchsvollen Aufgabe.

Entscheidungsfindung unterstützen

Je besser die Informationen sind, umso besser sind die Entscheidungen. Dabei darf man sich nicht nur auf die vorhandenen Informationen in einem System verlassen, sondern sollte auch das Wissen der Kollegen nicht außer Acht lassen. Eine Vernetzung der Mitarbeiter kann hier viel zur Verbesserung beitragen.

Mitarbeiter vernetzen

Soziale Netzwerke werden heute von allen Altersgruppen intensiv genutzt. Mit firmeneigenen Netzwerken kann man die gleichen Effekte nutzen, um die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu optimieren. Manche Unternehmen öffnen sich dabei schon nach außen.

Externe Informationen

Kaum ein Arbeitsplatz kann heute nicht auf das Internet zugreifen. Trotzdem bietet es sich an bestimmte Informationen von externen Quellen zur Verfügung zu stellen. So können z.B. Verkehrsinformationen helfen den Feierabend zu planen. Ist gerade Stau bleiben die Mitarbeiter vielleicht ein wenig länger am Arbeitsplatz. Und warum soll man z.B. nicht das lokale Wetter einblenden.

Fazit

Diese Auswahl an Zielen für ein Intranet ist natürlich noch erweiterbar, aber zeigt schon die wichtigsten. Im Grunde wird bei einem aktuellen Intranet von allem etwas dabei sein. Die Schwerpunkte sollten aber je nach Unternehmen angepasst werden. Bei der Auswahl ist die Historie eines Unternehmens genauso wichtig, wie der Weg, den ein Unternehmen gehen möchte. Denn nur wenn man beides betrachtet, kann man erfolgreich sein.

Die Ziele selber sollten möglichst konkret in Bezug auf Umfang und Zeitrahmen formuliert werden und achten sie darauf, dass sie auch realisierbar sind.

Bildquelle: istockphoto

 

 

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Joachim Lindner

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