Wandel geht nur miteinander

In meinem letzten Projekt habe ich mich häufig mit der Automatisierung von Unternehmensprozesse zu tun gehabt. Das bedeutet natürlich für die beteiligten Mitarbeiter eine deutliche Veränderung, die Sie mitmachen müssen und im besten Fall auch wollen. Schwierig ist das in diesem Fall, da ja durchaus Aufgaben für die Mitarbeiter wegfallen. Gemeinsam nach Lösungen zu suchen ist meiner Meinung nach ein Weg, der dabei noch am ehesten zum Erfolg führt.

Wer macht mit?

Ohne die Leitung eines Fachbereichs geht hier sicherlich gar nichts. Nur wenn Sie im Boot sind kann man überhaupt etwas umsetzen. Das klärt man am besten gleich zu Beginn. Genauso wichtig ist aber auch das Know-how der Mitarbeiter, die aktuell mit dem Prozess arbeiten. Denn diese wissen am besten, wie der Prozess funktioniert, wo es häufig klemmt und wie man den Prozess verbessen kann.

Ganz wesentlich ist es auch, niemanden zu vergessen bzw. sicher zu stellen, dass auch wirklich alle im Boot sind. Zum einen fehlt dann möglicherweise Input und zum andern kann man heftigen Gegenwind bekommen, wenn jemand das Gefühl hat übergangen worden zu sein. In so einem Fall hat es bei mir einige Zeit gedauert, bis wieder alles im Lot war.

Vorbereitung

Hier ist es sicherlich nicht verkehrt erst einmal Einzelgespräche zu führen. Ein wesentlicher Punkt dabei ist, dass man sich erst mal kennenlernt und so eine Beziehung aufbauen kann. Weiterhin sammelt man schon wertvollen Input.

Ebenso wichtig ist es natürlich auch die technischen Möglichkeiten vorab zu klären. Es macht wenig Sinn, mögliche Vorgehensweisen zu besprechen, wenn man diese hinterher nicht umsetzen kann oder möchte. Natürlich können im späteren Verlauf immer wieder Themen auftauchen, die neue Aspekte in Bezug auf die Umsetzung hervorbringen. Man kann halt nicht alles vorher planen.

Vielfach können sich Menschen nicht vorstellen, wie ein automatisierter Prozess funktionieren kann. Das fängt unter Umständen schon bei einem Formular an, welches diverse Funktionalitäten beinhalten kann. Deshalb ist es Vorteilhaft ein paar Best Practice Beispiele zu sammeln, die man dann zeigen kann.

Ich habe auch gute Erfahrungen mit Click-Dummies gesammelt.  So kann man schon mal zeigen, wie Dinge später aussehen sollen und wie sie sich verhalten. So spart man unter Umständen lange Diskussionen und häufig ist der Aufwand nicht zu groß.

Workshops

Es hat sich bei meinen Projekten schon als Vorteilhaft herausgestellt, dass man alle Beteiligten an einen Tisch bringt. So kann man sich konzentriert mit dem Thema/Prozess auseinandersetzen und im günstigsten Fall zu einem (fast) fertigen Ergebnis kommen. Sicherlich ist es aber meist so, dass man danach noch einiges zu tun hat.

So ein Workshop sollte auf jeden Fall sehr gut Dokumentiert werden. Ich habe sehr gute Erfahrungen damit gesammelt dies gleich gemeinsam während des Workshops in einem Tool, wie z.B. Confluence zu tun. Dann können alle Teilnehmer gleich Ihren Input dazu beitragen und am Ende besteht Konsens ohne hinterher viele E-Mails hin und her zu senden.

Zu den besprochenen Prozessen habe ich hinterher aber immer zusätzlich ein Flussdiagramm verteilt. Damit kann man die einzelnen Abläufe klarer abbilden und man merkt, wenn irgendetwas fehlt oder nicht richtig funktioniert.

Nachsorge

Trotz all dieser Mühen, habe ich oft festgestellt, dass es nicht genügt einfach Workshop durchzuführen und zu dokumentieren. Zu Beginn habe ich eher zufällig festgestellt, dass die Teilnehmer und weitere Mitarbeiter, die später von den Fachbereichen hinzugezogen werden, nicht alles verstanden hatten.

Heute setze ich mich deshalb so oft es geht mit den beteiligen Mitarbeitern erneut in Einzelgesprächen zusammen und diskutiere die Ergebnisse noch einmal. Das hat den Vorteil, dass am Ende alle ein gemeinsames Verständnis zum Thema haben.

Solche Gespräche führen auch dazu, dass sich die Beziehung zu den beteiligten Personen verbessert. Sie haben das Gefühl, dass Sie sich einbringen können und ernst genommen fühlen. Für mich gibt es bei diesen Gesprächen oft wertvollen Input.

Fazit

So eine Vorgehensweise bedeutet natürlich einiges an Aufwand. Der zahlt sich aber aus, wenn anschließend vieles besser und reibungsloser Funktioniert. Widerstand auch nur eines Mitarbeiters kann den Veränderungsprozess aber komplett gefährden und dann waren auch geringe Aufwände in den Sand gesetzt.

Ich denke, der Wandel lässt sich nicht erzwingen und schon einmal gar nicht schnell. Es geht dabei auch nur miteinander. Der Aufwand dazu lohnt sich immer. Man muss natürlich auch sicherstellen, dass die Mitarbeiter nicht einfach im Regen stehen, wenn Sie mithelfen Ihre Aufgaben zu automatisieren.

Diese persönliche Betreuung funktioniert in großen Unternehmen natürlich nicht. In so einem Fall muss man Multiplikatoren gewinnen, die einen dabei unterstützen.

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Joachim Lindner

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