Category Archives: Intranet
Das Negative zuerst
Am Wochenende haben wir mit guten Freunden einen schönen Nachmittag verbracht. Wir waren im Senfmuseum von Köln und haben dort eine kurze aber sehr interessante Führung gemacht. Nachdem wir uns noch mit leckerem Senf eingedeckt haben, sind wir noch ins Kaffee des Schokoladenmuseums auf der anderen Straßenseite. Übrigens ein schöner Platz direkt am Rhein mit offenem W-LAN. Anschließend haben wir bei uns zu Hause noch einen gemütlichen Abend verbracht.
Neben anderen Gesprächen, über Themen über die man sich mit Freunden unterhält, haben wir auch über Navis, Smartphones und das Internet gesprochen. Unsere Freunde sind nicht sehr vertraut mit der Technik und haben immer viele Fragen. Erstaunlicherweise (oder aber auch nicht) wussten Sie sehr viel Negatives zu berichten. Sie kannten die meisten Bedenken und Risiken sehr gut.
Eine Erfahrung, die man sehr häufig macht. In Unterhaltungen und in den Medien werden diese immer sehr breit diskutiert. Liegt das nun in der Natur der Menschen im Allgemeinen oder ist das schon eher eine Eigenheit der Deutschen oder Europäer? Liegt es uns einfach mehr zu kritisieren oder warum wird sehr wenig über die Vorteile und Möglichkeiten gesprochen.
Diese Haltung verhindert natürlich die unvoreingenommene Nutzung neuer Technologien. Was ja eigentlich schade ist. Sie bringt auch Probleme bei der Einführung von Enterprise 2.0 Projekten und dem Aufbau von Communities.
Ich denke ein wesentlicher Punkt ist die Kommunikation in den Medien. Ich habe bisher wenig gelesen, was die Vorteile in den Vordergrund stellt. Ich vermute, dass die Angst der Medien vor der eignen Zukunft nicht ganz unbeteiligt daran ist. Es ist natürlich leichter Neues zu kritisieren, als sich ernsthaft mit den Herausforderungen auseinanderzusetzen.
Die entscheidende Frage ist dabei natürlich, was kann man dagegen tun? Wie es aussieht geht da ohne Medien nichts. Diese müssten zu einer offenen Berichterstattung kommen. Das heißt nichts Negatives zu verschweigen, aber die Chancen und Möglichkeiten in gleicher Weise zu berücksichtigen.
Ich denke manchmal, man sollte eine konzertierte Aktion starten und gemeinsam agieren und so die Menschen zu einer eher positiven Herangehensweise zu bringen. Ein Vorgehen, welches wir in Zukunft dringen benötigen, um Wettbewerbsfähig zu bleiben.
Muss ein Intranet einen Namen haben?
Während des Intranet Summit 2010 habe ich an einer Arbeitsgruppe zum Thema Motivation teilgenommen. “Sollte ein Intranet einen Namen haben” war einer der Punkte, die wir diskussiert haben. Es herrschte schnell Einigkeit darüber, dass es von Vorteil wenn Intranets einen guten Namen haben. Die Mitarbeiter an der Namensfindung zu beteiligen, wurde dabei als positives Beispiel bewertet.
Ein Mitglied der Gruppe hatte uns diesen Prozess in seinem Unternehmen beschrieben. Als Ergebnis dieses Prozesses fand man auch einen schönen Namen. Der Name des Unternehmens wurde ein bisschen verkürzt und um den Begriff scope (xxxxscop) ergänzt. Die Verwendung des Namens wurde jedoch leider nicht möglich. Der Branding-Verantwortliche war dagegen. Heute heißt das Intranet einfach „Intranet“. Eine Entscheidung, die nicht gerade zum Erfolg des Intranets beiträgt.
Das ist ja, wie wenn man seinen Hund “Hund nennt, war mein Kommentar bei der Präsentation der Gruppenergebnisse. Über Twitter ging der Kommentar dann gleich hinaus in die Twitter-Welt und es kam auch prompt die Antwort: Das ist ja so, wie wenn man sein Telefon Fred nennt.
Meiner Meinung nach ist es nicht das Gleiche ist. Die Mitarbeiter sollten bei einem Intranet den Eindruck haben, dass es Ihres ist. Dies ist über einen Namen wesentlich einfacher, denn es kommt eine emotionale Komponente hinzu. Die Mitarbeiter bauen natürlich eine noch höhere Bindung auf, wenn Sie an der Namensfindung beteiligt werden. Und ein schöner Name hört sich auch in einem Gespräch darüber viel besser an.
Intranet Summit 2010 – Tag 1
Intranets werden spannend – Ein Zitat des ersten Tages ist auch gleich eine gute Zusammenfassung. Die Zeiten, in denen Intranets eine einfache Informationsplattform gewesen sind, neigen sich wohl dem Ende entgegen.
Immer mehr Intranets unterstützen Geschäftsprozesse und werden damit unverzichtbar für den Erfolg der Unternehmen. Idealerweise unterscheidet der Mitarbeiter nicht mehr zwischen dem Intranet und seinem Arbeitsplatz. Das Intranet ist einfach sein Einstieg. Er findet dort alles, was er zur Erledigung seiner Aufgaben benötigt.
Ob Reisanträge oder Prozessdokumentation, das Intranet ist der zentrale Anlaufpunkt für die Erledigung dieser Aufgaben. Die Prozesse werden schneller und Daten immer effektiver genutzt. Das stellt immer mehr Anforderungen an den Intranetmanager.
Es reicht nicht mehr sich nur mit Inhalten und deren Erstellung zu beschäftigen. Es wird wieder wichtiger sich mit der Technik auseinander zu setzen. Die Komplexität macht dies erforderlich.
Weiterhin wurde über die Position in der Hierarchie des Unternehmens diskutiert. Bisher sind die meisten Intranetmanager in der Unternehmenskommunikation oder IT-Abteilung angesiedelt. Deren Verantwortung erstreckt sich aber nur über einen Teil der Anwendungen. Die Strategieabteilung der Unternehmen wäre eher der richtige Platz um diese Aufgabe zu verantworten. Dies war zumindest die Meinung vieler Teilnehmer.
Übersichtseite mit Alphabet
Navigation oder Suche? Das ist nicht die einzige Antwort auf dem Weg zum Inhalt. Umfangreiche Themengebiete erfordern eine gut durchdachte Navigation. Man sollte dabei aber nicht außer Acht lassen, dass ungefähr die Hälfte der Nutzer überwiegend über die Suche zum Inhalt finden.
In beiden Fällen ist es nicht so einfach eine Übersicht über die Inhalte zu erhalten. Modern ist da die Tagcloud, aber es gibt auch noch das gute alte alphabetische sortierte Verzeichnis. Auf die wichtigsten Themen reduziert, ein Tool, das bei uns gut ankommt. Man sollte nur nicht versuchen alles was es nur so gibt aufzunehmen. Es wird sonst aus einer guten Idee eine riesige Liste, die dann einfach zu groß ist um noch übersichtlich zu sein.
Wir nutzen einen Index A-Z schon länger im Intranet, bei Themengebieten, die etwas umfangreicher sind. Seit kurzem gibt es nun auch einen in unserem Wiki. Die Erfahrungen im Intranet waren so gut, dass wir es jetzt auch hier versuchen möchten.
Arbeitskreis Intranet Konvent 2009
Wie jedes Jahr haben sich alle Intranet Arbeitskreise von Aexea in Frankfurt zum Konvent getroffen. Ein ausgefüllter Tag mit interessanten Beiträgen und genügend Raum für einen aktiven Austausch unter Experten.
Zu Beginn wurde ein Vortrag „ Das Intranet in 10 Jahren“ aus dem Vorjahr wieder aufgenommen. Die 5 Thesen daraus wurden anhand der aktuellen Entwicklung reflektiert.
- Suchen wird einfacher und besser
Das Beispiel TrueKnowledge.com zeigte eine Entwicklung für die Suche nach Fakten. Auf Basis einer Datenbank beantwortet das Portal die vielfältigsten Fragen. Im Mai diesen Jahres geht das Projekt WolframAlpha online. Hinterlegte Modelle und Algorithmen interpretieren die Anfragen der Nutzer und liefern relevante Ergebnisse. Beides auf jeden Fall spannende Alternativen zu bisherigen Suchmaschinen. - Die richtigen Informationen für jeden jederzeit
Neue Technologien liefern Inhalte aus den verschiedensten Quellen auf Basis des Nutzerverhaltens in einem Portal. Inhalte die genau die Bedürfnisse der Mitarbeiter abdecken. Ein mühevolles Suchen in verschiedenen Portalen und Datenbanken entfällt. Suche ist auch in unserem Unternehmen ein wichtiger Punkt für die Optimierung.Touchscreen Handys und günstige Flatrates fördern die Nutzung mobiler Angebote. Der Wunsch Informationen aus dem Intranet auch Unterwegs abrufen zu können folgt so zwangsläufig. Allerdings müssen dazu noch Lösungen gefunden werden die Sicherheitsmängel zu beheben. Den Zugriff über spezielle Applikationen zu lösen ist ein möglicher Weg.
- Das Intranet wird das Leitmedium der Organisation
Eine Umfrage unter den Teilnehmern zeigte das viele Unternehmen schon auf dem Weg dazu sind. - Mehr bewegte Bilder
Studien zeigen, dass Videos auch für die berufliche Nutzung ein alltägliches Werkzeug geworden sind. Ein Ideales Mittel um Emotionen zu vermitteln oder komplexe Inhalte zu erklären. - Alle machen mit
Immer mehr Firmen erkennen die Voreile nutzergenerierte Inhalte und erweiterte Funktionen der Tools erleichtern den Einstieg. Externe Anwendungen für geschlossene Nutzergruppen sind ein weiterer Weg für Firmen ohne eigene Tools.
Change Management beim Thieme Verlag
Änderungen im Verhalten der Kunden und Wettbewerb durch neue Online Angebot erfordern einen Wandel im Angebot dieses etablierten Verlags für medizinische Publikationen. Dr. Jens Stief präsentierte eindrucksvoll den dabei eingeschlagenen Weg.
Besonders positiv ist dabei der Ansatz die Mitarbeiter dabei in den Mittelpunkt zu stellen. Es wurde erkannt, dass es nicht nur auf besonders innovative und motivierte Menschen ankommt. Auch Mitarbeiter mit in Jahren erworbenen Kenntnissen werden als besonders wertvoll angesehen.
Aus Rücksicht und um Ängste abzubauen wurde auch versprochen auf Kündigungen zu verzichten. Ein positives Beispiel für ein Unternehmen, dass mit dem Change Management auf eine langfristige Perspektiven setzt und diesen Weg mit den Beschäftigten geht.
Workshops am Nachmittag
Im Vorfeld der Veranstaltung wurden die Wünsche der Teilnehmer für die Workshops am Nachmittag abgefragt. Ergänzt durch weitere Ideen bildeten diese den Rahmen für Diskussionen am Nachmittag. Vier Gruppenarbeiten lieferten Ergebnisse zu den folgenden Themen:
- Wie ermittelt man den wertschöpfenden Faktor eines Intranets ?
- Nutzerbefragungen zur Verbesserung der Qualität
- Vernetzung eines Mitarbeitermagazins mit den Onlinemedien
- Marketing fürs Intranet und Motivation von Mitarbeitern
Ein rundum positiver Tag. Ich habe wieder viele Impulse für meine eigenen Arbeit mitgenommen.
Ein weiterer Artikel zum Konvent auf Text-Gold:
http://www.text-gold.de/internes/arbeitskreis-intranet-jahreskonvent-die-trends-im-intranet/
