Tag Archives: Enterprise 2.0

Von oben sieht man nur Muster

Vor ein paar Tagen lief im Fernsehen „NRW von oben“, eine von vielen neuen Sendungen, die einen Teil unserer Welt aus der Vogelperspektive zeigen. Oft sind es schöne Bilder und dazu erzählt jemand mit einer angenehmen Stimme etwas über den Teil der Landschaft, die gerade unter einem vorbeizieht. Wirklich etwas zu sehen bekommt man so aber nicht. So ähnlich muss es für den Vorstand eines großen Unternehmens aussehen.

Luftbild 450

Man kennt die Produkte, kennt das Organigramm und lässt sich über die wesentlichen Dinge unterrichten, weiß aber vielleicht nicht immer, was da unten so alles passiert. Es fehlen oft auch die nötigen Informationen über das Marktumfeld und andere Entwicklungen, die für das Unternehmen relevant sind. Die Richtung sieht man von da oben natürlich besser, um die Details muss sich aber jemand anderes kümmern.

Das geschah bisher über die diversen Hierarchieebenen. Mit jeder wird es granularer, nur wird auch nach oben immer weiter gefiltert. Die unteren Ebenen bearbeiten hingegen nur Ihr Themengebiet und bekommen doch meist wenig von den großen Dingen mit. Man kümmert sich also um die Gestaltung des Dorfplatzes, anstatt am Verkehrskonzept des Landes mitzuarbeiten, um noch einmal auf den Vergleich des Bundeslandes zurückzukommen.

Nun kann man, wenn man im Flugzeug sitzt, nur bedingt mit dem Boden Kontakt aufnehmen. Dazu muss man zumindest regelmäßig landen. Besser ist es aber, wenn man die Bodentruppe gleich mit einbezieht. Sollen Sie ihr Wissen einsetzen und durch bessere Zusammenarbeit mehr erreichen, als man noch vor wenigen Jahren für möglich gehalten hat, benötigen sie die richtigen Tools.

Enterprise 2.0 Tools bieten diese Möglichkeiten und heute hat auch schon die Mehrzahl der Unternehmen damit „rumgespielt“. Meist aber mit eher mäßigem Erfolg. Zu wenig wurde daran gedacht, dass Menschen keine Maschinen sind. Man kann halt nicht einfach eine neue Software installieren und denken, dass nach dem Rebooten alle fleißig mitmachen.

Die meisten Menschen möchten keine Veränderung. Alles Neue ist ihnen zunächst einmal suspekt. Arbeitet man bei der Einführung dann zu sehr mit idealisierten Modellen und macht sich zu wenig Gedanken darüber, wie Menschen eigentlich funktionieren, ist der Misserfolg oft nicht aufzuhalten. Im günstigen Fall läuft es dann doch irgendwie ein bisschen, womit aber auch keiner wirklich zufrieden sein kann.

Es ist also wichtig, dass die Einführung richtig erfolgt, aber  im Grunde liegt es eigentlich meist daran, dass die aus dem Cockpit nicht wirklich Veränderungen wollen. Man überlässt der Marketing- oder IT-Abteilung das Spielfeld. Man ist doch zu sehr von der etablierten Arbeitsweise überzeugt und glaubt das Flugzeug alleine auf Kurs halten zu können.

Aber auch wenn man glaubt weit hinter den Horizont schauen zu können, ist es doch eine verkürzte Sicht. Hinter dem nächsten Berg lauert vielleicht schon das nächste Luftloch. Kaum jemand kann heute noch wirklich vorausschauen wie sich die Dinge so entwickeln. Durch die immense Vernetzung sind die Systeme so dynamisch geworden, dass auch große Unternehmen schnell ins Strudeln kommen.

Wer glaubt alleine aus dem Cockpit mit den Anforderungen der heutigen Welt fertig zu werden, wird vielleicht früher eines besseren belehrt als geglaubt. Man kann den Lenkern nur empfehlen die Steuerung von  „Command and Control“ auf „Offenheit, Vertrauen und Miteinander“ umzustellen. Der Mut dazu wird sicherlich mehr als belohnt. Und Mut bedarf es dazu, denn es gibt genügend Widerstände und das Ergebnis ist zu Beginn nicht mit Sicherheit vorher zu sagen. Man muss sich aber auch bewusst sein, was passiert, wenn sich nicht an die Entwicklungen um einen herum anpasst. Das geht mit Sicherheit irgendwann ins Auge.

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11 Fallstricke für Unternehmensprozesse

Zurzeit führe ich ein Research Projektes für Infocentric Research zum Thema Prozessmanagement durch. Dabei geht es im Wesentlichen um Information und Wissen, welches benötigt wird, um diese optimal gestalten zu können.  Dabei betrachte ich auch, wie sich die Nutzung von Enterprise 2.0 auf das Prozessmanagement auswirken. Heutzutage muss man dazu Informationspozesse genauso betrachten, wie z.B. Produktionspozesse.

Beschäftigt man sich in diesem Bezug mit Information und Wissen, ist es durchaus hilfreich, wenn man die Probleme kennt, die dabei auftreten. Bei meinen Recherchen sind dabei doch so einige zusammengekommen. Viele Ideen dazu konnte ich bei einer spannenden Session während des KnowledgeCamp‘s in Karlsruhe diesen Oktober sammeln. Übrigens eine spannende Veranstaltung, wenn man sich mit Wissensmanagement beschäftigt.

Im Folgenden möchte ich die Problemstellungen nun auflisten:

1.  Aktivitäten finden zu unterschiedlichen Zeiten statt

Viele Prozesse laufen nicht in einer kontinuierlichen Abfolge ab. So sind meist diverse Personen zu den unterschiedlichsten Zeiten involviert. Der Informationsfluss korrespondiert dann häufig nicht mit dem tatsächlichen Ablauf.

2. Aktivitäten finden an unterschiedlichen Plätzen statt

Geschäftsprozesse sind heute oft nicht an einem physischen Platz konzentriert. Die unterschiedlichsten Gründe führen heute zu einer räumlichen Verteilung dieser. Häufig passiert das auch über Ländergrenzen hinweg. Das führt dann unter Umständen zu unterschiedlichen Wissensständen. So werden z.B. Updates nicht an allen Stellen durchgeführt.

3. Unterschiedliche Qualität des Wissens

Wissen wird häufig an vielen Stellen zur Verfügung gestellt. Problematisch wird es, wenn die Qualität der einzelnen Repositories unterschiedlich ist. In Summe führt dies dann zu inadäquatem Wissen, was zu Problemen im Prozess führen kann.

4. Fehlendes Wissen

Fehlendes Wissen führt fast immerzu Problemen Im Prozess. Das ist besonders kritisch, wenn man sich dessen nicht bewusst ist.

5. Überfluss an Informationen

Das ist ein generelles Problem unserer Zeit. Das führt unter Umständen dazu, dass Mitarbeiter sich zurückziehen und kaum noch nach neuen Informationen suchen, da sie damit überfordert sind. Für Prozesse ist es kritisch, weil es schwierig ist die relevanten Informationen zu finden oder auf falsche setzt.

6. Entscheidungen auf Basis von unvollständigen oder falschen Informationen

Dieser Punkt wurde eigentlich schon in den vorherigen Beiden Punkten schon angedeutet, ist aber doch so wichtig, dass ich ihn hier noch einmal aufführen möchte. Das ist im besonderem problematisch, wenn man sich dessen nicht bewusst ist.

Eine Capgemini-Studie zeigt, dass über der Hälfte der Managerentscheidungen auf Intuition oder Erfahrung beruhen, weil die nötigen Informationen fehlen. Meiner Meinung nach keine gute Basis für Unternehmen, die erfolgreich am Markt agieren möchten.

7. Die Qualität des Wissens wird nicht gemanagt

Man kann das Entstehen und Aktualisieren von Wissen natürlich sich selbst überlassen. Es stellt sich aber die Frage, ob die Einstellung „ Das werden die Mitarbeiter schon machen“ hier zielführend ist. Es macht sicherlich sinn hierzu einen Prozess zu implementieren. Das trifft im Besonderen zu, wenn es sich um kritische Prozesse, wie z.B. in einem Chemiewerk, handelt. Genaugenommen ist es aber immer ein Problem.

8. Transferieren von Prozessen ohne das benötigte Wissen zu transferieren

In unserer mobilen Welt wird schnell eine Entscheidung getroffen, bestimmte Prozesse an einen anderen Standort zu transferieren oder gar ganz nach extern zu vergeben. Aber selbst wenn daran gedacht wird, sind die Mitarbeiter möglicherweise gar nicht gewillt ihr Wissen an andere Mitarbeiter zu übergeben oder externe Partner weiter zu geben.

9. Falsche oder veraltete Informationen für die externe Nutzung

Vielfach müssen aktuelle Informationen aus den Unternehmensprozessen für externe Anwendungen zur Verfügung gestellt werden. So müssen Informationen zusammen mit Produkten und Dienstleistungen ausgeliefert werden. Manuals müssen z.B. mit neuesten Produktdaten aktualisiert werden. Ohne die entsprechenden Prozesse ist es kaum möglich dies zu tun.

10. Fehlende oder falsche Informationen aus externen Quellen

Gesetze oder andere Vorgaben haben häufig Einfluss auf Produkte. So müssen z.B. Grenzwerte eingehalten werden. Ändern sich diese, ist es wichtig dies in den Prozessen umzusetzen. Deshalb ist es entscheidend, dass externe Informationsquellen in die Prozesse eingebunden werden.

11. Sprachprobleme

In globalen Unternehmen finden Prozesse häufig über Ländergrenzen hinweg statt. Dabei sind nicht alle Mitarbeiter in der Lage sich in Englisch oder anderen Sprachen auszutauschen, wobei es dabei in den Ländern deutliche Unterschiede gibt. Diese Problematik tritt auch auf, wenn Prozesse in verschiedenen Ländern parallel laufen. So lange Übersetzungsprogramme nicht wirklich gut funktionieren, wird es ein Problem für Unternehmen bleiben, die über Ländergrenzen hinweg arbeiten.

Fazit

Prozesse sind abhängig von  Informationen und dem Austausch der beteiligten Mitarbeiter untereinander. Fehlt nur ein Teil davon oder sind Informationen veraltet oder falsch, können Prozesse nur suboptimal ablaufen. Es gibt also einiges an Optimierungspotential, wenn man sich den Informationen rund um die Prozesse annimmt.  Deutlich verstärkt wird dieser Nutzen, wenn man dies durch die richtige Nutzung von sozialen Medien (Enterprise 2.0) ergänzt.

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Buchtipp: The Social Organization…

The Social Organization ...

Der komplette Buchtitel lautet  “The Social Organization: How to Use Social Media to Tap the Collective Genius of Your Customers and Employees”und ist so ausführlich, dass man schon fast nichts mehr hinzufügen muss. Die beiden Autoren Anthony J. Bradley und Mark P. McDonald lassen uns an den Erfahrungen teilhaben, die sie oder ihre Kollegen, bei der Einführung von Social Media Anwendungen in Unternehmen gesammelt haben.

Sie beschreiben sehr gut die Erfolgsfaktoren, die dazu führen, dass Mitarbeiter diese auch annehmen. Im Grunde geht es darum den Mitarbeitern den Sinn dieser Tools zu vermitteln und den unmittelbaren Nutzen aufzuzeigen. Viele Praxisbeispiele unterstreichen diesen Ansatz. So ist es keine neue Erkenntnis, aber doch hilfreich sich einmal wieder damit auseinander zu setzen.

Erfreulich ist es auch, dass es das Buch auch als E-Book gibt. Oft unterwegs habe ich mir angewöhnt nur noch Bücher in diesem Format zu lesen. Leider verweigern sich immer noch viele Verlage von Fachbüchern elektronischer Medien. Allerdings gibt es aber wohl keine Übersetzung dazu. Bei diesem Buch stimmt sonst aber einfach alles.

 

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Umfrage Unternehmensprozessen und Informationsmanagement

Immer kürzere Entwicklungszyklen, steigende Komplexität und wachsender Wettbewerb stellen ganz neue Anforderungen an Unternehmen und deren Mitarbeiter. Man muss schneller, besser und innovativer werden. Neben der Entwicklung der Mitarbeiter stehen dabei die Unternehmensprozesse im Vordergrund. Informationen müssen dazu zur richtigen Zeit, an der richtigen Stelle zur Verfügung stehen. Die Optimierung ist dabei nur durch den Austausch der Mitarbeiter möglich.

Mit der Umfrage, die ich für Infocentric Research durchführe, möchten wir erfahren, wie Unternehmen mit dieser Thematik umgehen und wo sie besonderes Potential für den Einsatz von Informations- und Wissensmanagement sowie der sozialen Medien (Enterprise 2.0) sehen.

Ich lade Sie deshalb ein an der Befragung teilzunehmen:

https://www.surveymonkey.com/s/2N3HYN8

Die Befragung ist in Englisch und bis zum 11. November offen.

An alle Teilnehmer verlosen wir eine Karte für den IOM-Summit 2013, die Konferenz zum Thema  Informations- und Organisationsmanagement. http://www.iom-summit.de

Wir suchen auch noch 2-3 Personen für ein Interview zu diesem Thema. Diese Personen sollten in einem Unternehmen mit den entsprechenden Aufgaben rund um das o.g. Thema betraut sein. Das Interview wird telefonisch durchgeführt und dauert ca. 15-20 Minuten. Nutzen Sie einfach mein Kontaktformular, wenn Sie zu einem Interview bereit wären.

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Erfolgreiche Merger mit Social Media

Merger führen nicht immer zu dem gewünschten Ergebnis, wie der Artikel von Darcy Jacobsen an 6 Beispielen aufzeigt. Laut dem Artikel spielen die unterschiedlichen Unternehmenskulturen dabei eine entscheidende Rolle. Nun besteht unter Umständen das Problem, dass die Kulturen so unterschiedlich sind, das eine Annäherung kaum möglich ist. Man sollte idealerweise dann besser die Finger von einem solchen Unternehmen lassen.

In der Regel kann man die Unternehmen zusammenbringen, wenn man es richtig macht. Die Nutzung von Social Media in den beteiligten Unternehmen kann entscheidend dazu beitragen.

Einfacher ist es natürlich, wenn beide Unternehmen schon entsprechende Tools im Einsatz haben, aber auch eine Einführung nach dem Merger kann die Transformation der beiden Unternehmen unterstützen.

Vor dem Merger

Idealerweise hat man schon vor dem Merger eine Idee davon, was auf einen zukommt. Social Media Monitoring kann einem hierbei die entscheidenden Informationen an die Hand geben. Schnell merkt man dabei, wie ein Unternehmen so tickt. Was beschäftigt die Mitarbeiter und wie offen werden Meinungen geäußert, sind nur zwei dieser Fragen, die man damit beantworten kann.

Im Artikel von Jacobsen wird darauf hingewiesen, dass Meinungsbildner entscheidend zum Erfolg eines Mergers beitragen. Mit einem Social Media Monitoring findet man schnell heraus, wer diese Personen in einem Unternehmen sind. Es empfiehlt sich dann diese möglichst früh ins Boot zu holen.

Leider ist es häufig so, dass bei einem Merger auch Personal abgebaut wird. Das macht es natürlich generell schwierig eine positive Stimmung aufzubauen. Nun sollte man aber auf jeden Fall darauf achten, dass nicht gerade die Meinungsbildner gehen müssen. Gut wenn man die dann kennt.

Die Nutzung von sozialen Medien führt in der Regel zu einem offenen Austausch. So ist es auf jeden Fall von Vorteil, wenn eine offene Kommunikationskultur vorhanden ist. Dann lässt sich ein Wandel viel leichter vollziehen.

Ich würde auf jeden Fall Unternehmen, die Social Media zum Austausch der Mitarbeiter untereinander nutzen auf jeden Fall für einen Merger vorziehen. Man könnte vielleicht sogar sagen, dass solche Unternehmen mehr wert sind, weil der Merger leichter vollzogen werden kann.

Nach dem Merger

Erfolgreiches Change Management Projekte haben immer eine gute Kommunikationsarbeit geleistet. So ist es auch bei Mergern. Ich kann mir gut vorstellen, dass ein CEO-Blog sehr erfolgreich zu einem Merger beitragen kann. So ist es einfach alle wichtigen Punkte zu adressieren und die Mitarbeiter haben die Möglichkeit zu Kommentieren oder Fragen zu stellen. Die Authentizität eines persönlichen Blogs ist dabei wesentlich erfolgreicher, als eine Artikelserie, die im Intranet erscheint.

Weiterhin eignen sich kollaborative Tools dazu die Teams aus den unterschiedlichen Unternehmen zusammenzubringen. Natürlich ist dabei wichtig, dass die Mitarbeiter sich mal persönlich getroffen haben. Idealerweise gehört da auch ein Abend mit einem Bierchen dazu.

Sind die sozialen Kontakte erst mal geknüpft kann man dies aber mit den entsprechenden Tools weiter vertiefen. Erfolgt die weitere Auseinandersetzung mit der Thematik offen, können die anderen Mitarbeiter gleich verfolgen, wie gut die Zusammenarbeit klappt.

Auch hier ist natürlich ein Monitoring sinnvoll. So ermittelt man schnell kritische Diskussionen, in die man dann moderierend eingreifen kann oder es müssen auf dieser Basis Veränderungen erfolgen. Man kann auch leicht feststellen, wo man sich auf dem Weg für den Zusammenschluss befindet.

Fazit

Das sind nur einige Beispiele, die aufzeigen, dass Social Media Tools ein entscheidender Erfolgsfaktor bei einem Merger sind. Auf jeden Fall hilft eine offene Unternehmenskultur, die meist mit diesen Tools einhergeht, den Wandel schneller und erfolgreich zu vollziehen.

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